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利用pdfFactory Pro创建公司审批文件

发布时间:2021/11/08 11:26:36

随着人们环保意识的逐步增强,无纸化办公已经成为主流趋势。与传统的纸质办公方式相比,无纸化办公具有环保,简洁,高效的特点。但是数字化的办公方式也有其弊端,例如安全性问题,数据篡改导致权责不清问题,这就限制了数字化的办公形式在一些场景的应用。

Pdf作为一种便携,安全的文件格式,可以在需要一定秘密性的工作场景应用,利用pdfFactory Pro7.44(windows 10)创建公司审批文件,可很大程度保证数据真实性,提高呈递效率。

利用pdfFactory Pro创建公司审批文件

对于公司的审批文件,常常需要逐级呈递并且签字确认,纸质文件具有巨大的应用优势,因其直观,不易更改。但是对于所有的审批文件都进行纸质文件呈递,会造成纸张大量浪费,且效率低下。对于一些不敏感,不涉及企业重大秘密,在公司管理制度框架下的审批文件如薪资正常调整等,是可以借助一些软件来完成的,使用pdfFactory Pro7.44,创建薪资调整审批文件,即保证了一定的秘密性,符合薪资保密化的需求,同时呈递简单方便,效率高。

安装pdfFactory Pro7.44后,创建薪资调整审批文件。点击打印,在打印机选项里选择pdfFactory Pro。界面如图1所示。

图1 软件界面
图2 为公司审批文件创建密码
图2 为公司审批文件创建密码

首先设置pdf文件加密和文件密码,该密码仅对人事总务科,部门经理,总经理,董事长,财务科开放,有效避免了公司人员薪资信息泄露问题,同时限制了该pdf的打开权限,有效避免了权责不清问题。

图3 文本添加界面
图3 文本添加界面

人事总务科按图三所示方法签名后,发送至部门经理,部门经理以同样方法添加文本,进行签字,生成pdf呈递给总经理,以此类推,逐级呈递,直至传递至财务部门。由于每一级接收到的为pdf文件,不能对原有内容进行改动,只能添加内容,有效保护了文档的安全。

财务部门接受到董事长传递来的文件后,签字,进行薪资调整工作,同时将生成的pdf分发至各个部门领导,各部门进行备案留档。

图4 审批单完成界面
图4 审批单完成界面

电子文件审批单的运用,对于提高工作效率具有重要的意义,大大节省了工作人员各个部门签字的时间;财务人员仅对董事长处传递的文件负责,有效保证了公司的薪资信息及财产安全。除此之外,pdfFactory Pro在企业公司运行方面还能发挥更多的作用,交予大家去积极学习开发,获取更多用法,大家可以登录网站进行学习研究。

作者:莱阳黎曼

标签:审批文件无纸办公

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