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使用pdfFactory虚拟打印机一键通过电子邮件发送 PDF文件

发布时间:2021/06/24

邮件办公已经成为了我们目前办公的一个重要方式之一,在发送邮件时也常常需要我们将PDF文件作为附件发送,这时,我们的操作流程一般是先将文件转为PDF文件,然后到邮箱内上传附件再发送了,这样的操作也会大大降低我们的工作效率。而pdfFactory虚拟打印机就为我们简化了这个流程,只需要简单的配置便可以一键通过电子邮件发送 PDF文件,极大的提升了我们的工作效率。

配置pdfFactory虚拟打印机一键通过电子邮件发送 PDF文件主要分为以下几步(以word和QQ邮箱为例):

一、使用pdfFactory虚拟打印机打开需要作为附件发送的文件

打开需要作为附件发送的文件按ctrl+p调出打印界面,在弹出窗口的下拉菜单选择pdfFactory,然后点击“确定”按钮

图一:开始打印

二、尝试一键发送电子邮件

点击菜单栏的“发送”按钮,会发现pdfFactory虚拟打印机报了一个错,此时不用着急,接下来我们将开始配置邮箱。

图二:尝试发送电子邮件
  1. 打开outlook

找到电脑上的outlook软件,Win10系统可以直接点击左下角的放大镜按钮,然后输入“outlook”,再在搜索结果内点击outlook即可。Win7及以下系统可以在开始菜单“Microsoft Office”文件夹里面找到。

图三:打开outlook

四、设置outlook

1、打开outlook后,在弹窗内输入你的邮箱账号,并勾选“让我手动设置我的账户”,然后点击“连接”按钮。

图四:设置邮箱
  1. 然后在弹出的窗口点击“POP”选项。
图五:选择pop
  1. 接下来是最重要的一步,在点击“pop”选项后,在弹出的窗口填写接收邮件服务器(地址:pop.qq.com,端口:995)和待发送邮件服务器(地址:smtp.qq.com,端口:465),并勾选如图所示的选项,填写完毕后点击“下一步”按钮。
图六:填写地址
  1. 点击下一步后输入我们的QQ邮箱密码,稍等片刻后会发现报了一错,这是因为我们没有使用腾讯为我们提供的授权码作为密码登录的原因所导致的,这时,需要登录我们的QQ邮箱,点击QQ邮箱菜单栏的设置按钮,然后点击账户。
图七:QQ邮箱设置
  1. 将页面滚动到POP3处,先将POP3/SMTP服务打开,然后点击下面的生成授权码。
图八:生成授权码
  1. 经过腾讯的安全验证后会提供给我们一串授权码,这个授权码就是我们在第4步时需要输入的密码。这时我们再回到outlook的登录页面,输入授权码就可以登录成功。
图九:确认授权码
图十:登录成功
  1. 查看效果

这是我们回到pdfFactory虚拟打印机界面内,再次点击发送按钮,会自动弹出outlook的窗口,此时我们只需要填写需要发送邮箱的地址以及邮件内容即可,pdf附件已经由pdfFactory虚拟打印机自动帮我们上传。

图十一:查看效果

为了测试,我们可以将该附件发送到自己的邮箱试一试。在收件人处填写自己的邮箱,并填写内容后点击发送按钮。

图十二:发送邮件

回到我们的邮箱内可以发现已经收到了刚刚我们发送的PDF附件。

图十三:查看附件

使用pdfFactory虚拟打印机一键通过电子邮件发送 PDF文件的教程就如上所述,这个教程我们以QQ邮箱和word为例,如果您的邮箱是其他的主流邮箱的话只需要更改邮件发送服务器的地址和接收服务器的地址即可,其他步骤的配置方式都大同小异。如果您的邮箱是公司私有环境内的邮箱,则需要贵公司的邮箱管理人员帮忙设置即可。

作者:马君孟

标签:pdfFactory虚拟打印机

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